役員退職金の支給に必要な手続きとは?

役員退職金の支給に必要な手続きとは?
 
 
こんにちは。現代っ子税理士のわのりです。
 
 
事業者の皆さん。
 
長年勤められてた役員に対して、もしくは役員であるあなたに支給する退職金の支給金額・支給時期・経理処理はどのように決めることを想定されていますか?
 
もしかしたら、あなたが考えている手続きは法務・税務面で間違っているかもしれませんよ。
 
今回は「役員退職金」の支給について、法務面から解説したいと思います。
 
税務面からの解説は次回記事をご覧ください。
(現在準備中)
 
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役員退職金の支給手続き

 
役員退職金を支給するためには、法務面において所定の手続きが必要となります。
 
仮にこの手続きを行わなかった場合には、支給を受けた役員は、支給額について返還義務が生じることになります。
 

定款に支給金額が定められている場合

 

定款に支給額が定められている場合は特段の手続きは必要としません。

しかしながら、多くの場合は定款に支給額は定められていないと思います。

 
その場合は次項の株主総会での決議が必要となります。
 

定款に定められていない場合は株主総会で決議

 
定款に支給額が定められていない場合は、株主総会において支給額・支給時期・支給方法等を決議する必要があります。
 
なお、株主総会での決議としては下記の2パターンが有ります。
  1. 株主総会において支給額・支給時期・支給方法等を全て決定する方法
  2. 当該内容の決定を社内規定に基づき取締役会に一任させる方法
 
一つ目のパターンでは株主総会で退職金支給に関する全ての決定が行われるので、株主総会決議後に退職金の支給を行います。
 
二つ目のパターンの場合は、支給に関しての詳細内容を取締役会に一任する事となるので、次項の取締役会の決議が必要となります。
 
詳細は後述しますが、多くの場合は二つ目のパターンの取締役会への一任とされている会社が多いです。
 

取締役会での決議

 
株主総会で「取締役会へ一任」する事となった場合は、取締役会において支給額・支給時期・支給方法等を決定する事となります。
 
なお、この場合の各項目の決定については、事前に定められている社内の退職金規定に従い決定する事となります。
 
そのため時系列的には、
  1. 社内の「退職金規定」案の作成
  2. 株主総会で規定の制定決議及び、退職金支給につき取締役会に一任する旨の決議
  3. 役員の退職が決定
  4. 取締役会において「退職金規定」及び株主総会の「 取締役会への一任」決議に基づき退職金の支給決議
  5. 実際に役員退職金を支給
 
という流れになります。
 

なぜ取締役会に一任する場合が多いのか

 
 
前述した通り、実務としては役員退職金の支給につき取締役会に一任をしているケースが多いです。
 
これは、事前に「退職金規定」の制定と、株主総会で「取締役会への一任」を決議しておけば、
取締役会の決議のみで役員退職金の支給が可能になるためです。
 
要は退職金の支給の都度、株主総会で決議する必要がなくなるため、支給決定までの工程を簡略化出来るためです。
 
 
また、取締役会は株主総会に比べ比較的開催が容易なため、退職金の支給時期についてもある程度の調整を行うことができます。
 
これは、税務上の損金算入時期を調整出来るという事であり、所得が発生した期に支給を行う事でその年度の税金を抑えることが出来るという利点があります。
 
税務面での詳細論点については次回の記事で解説します。
 

まとめ

 
如何だったでしょうか。
 
役員の退職金支給にあたってはすぐに行えるものではなく、各種決議を必要とします。
 
そのため、退職直前に支給手続きの準備を始めるのではなく、前倒しで準備を行うようにしましょう。
 
支給決議を「取締役会への一任」で行うのであれば、一度「退職金規定」などの整備をしてしまえば、
決議・支給までの工数を削減する事が出来ますので、こちらによる事をお勧めします。
 
また、各決議については必ず議事録を作成・保存する様にしましょう。
これは役員退職金に関する決議に限りませんが、税務調査などでは、ちゃんと過程を踏んで実施(支給)されているか、事録を確認される事が多いためです。
 
 
次回は役員退職金の支給につき、税務面(損金算入限度額や損金算入タイミングなど)を解説します。
 
↓次回の記事「役員退職金の損金算入時期と限度額」
 
当該記事は執筆時点の法規に基づき書かれたものです。改正等により内容が変更になっている場合がありますので、その旨ご留意ください。
 
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